چه کسب و کاری نیاز به نرم افزار صندوق فروشگاهی دارند؟

مطابق با قوانین مالیات مشاغل که باید صندوق مکانیزه فروش داشته باشند به سه گروه مشخص تقسیم میشوند که به شرح ذیل آمده است :

گروه اول : دسته اول مشاغلی  هستند که از سال ۱۳۹۲ مشمول این قانون شدند :

• سازندگان و فروشندگان طلا و جواهرات
• افرادی که در فروش آهن آلات هستند
• فروشندگان لوازم صوتی و تصویری
• فروشندگان رایانه ها مثل اداری ، لپ تاپ و تجهیزات آنها
• فروشندگان ماشین الات اداری و تجهیزات مربوط به ان
• فروشندگان لوازم خانگی
• هتل ها و هتل اپارتمان ها
• تالارهای پذیرایی و رستوارن ها و غذا فروشی ها و فست فود ها
• مشاوران املاک و مستغلات
• داروخانه ها

گروه دوم : مشاغلی که در سال ۱۳۹۳ مشمول این قانون شدند :

• فروشندگان لوازم یدکی خودروهای سبک و سنگین و ماشین الات راهسازی ، کشاورزی و ساختمانی
• دارندگان تعمیرگاههای مجاز و انواع وسایل نقلیه سنگین و راهسازی و کشاورزی و ساختمانی
• فروشندگام لوازم بهداشتی مثل لوازم مربوط به حمام و سرویس های بهداشتی و شیر الات و غیره
• فروشندگان تزیینات ساختمان مثل پرده ، کف پوش ، شومینه
• فروشندگان تلفن و تجهیزات آن مانند تلفن های معمولی و بی سیم
• تولیدکنندگان و فروشندگان وسایل چوبی و مبل
• فروشندگان تاسیسات برودتی و سرمایی مثل شوفاژ و کولر
• فروشندگان فرش اعم از دستی و ماشینی
• فروشندگان لوازم آرایشی و بهداشتی و طبی و بیمارستانی و دندان پزشکی و دندان سازی و تجهیزات مربوط به آن

گروه سوم : مشاغلی که در سال ۱۳۹۴ مشمول قانون صندوق های مکانیزه فروش شدند :

• فروشندگان لاستیک
• نمایشگاهها و فروشندگان اتومبیل
• فروشندگان مصالح ساختمانی
• فروشندگان تاسیسات الکتریکی و مکانیکی
• فرشندگان انواع رنگ
• فروشندگان مواد شیمیایی
• نمایندگی های فروش شرکت های توزیع یا تجاری یا صنعتی اعم از داخلی و خارجی
• فروشندگان یخچال ها و ویترین های صنعتی
• بارفروشان میوه و تره بار

تفاوت های پوز بانکی و کارتخوان

یکی از مهمترین تفاوت هایی که باید بشناسیم، درک سیستم POS (سیستم نقطه‌ی فروش) و ترمینال کارت اعتباری (کارتخوان) است. اما چه مواردی یک پایانه فروشگاهی را از یک ترمینال کارت اعتباری متمایز می کند؟ شاید برای بسیاری از افراد سوال شده باشد که پوز بانکی چیست و چه تفاوتی با کارتخوان دارد. برای جواب به این سوال، ابتدا لازم است تعریف هر کدام را بشناسیم.

دستگاه کارتخوان چیست؟

ترمینال کارت اعتباری یا همان کارتخوان قابلیت های زیادی از پردازش کارت های اعتباری ارائه نمی دهد. بسته به نوعشان برخی ممکن است با داشتن سیستم عامل اندروید به نرم افزار حسابداری متصل شوند، اما بیشتر مسئولیت این کارتخوان ها، کشیدن کارت است.

Pos بانکی چیست؟

پوز بانکی صندوقی است که در نوع پیشرفته آن، رایانه‌ای کامل با یک مانیتور کوچک است که از دید مشتریان، صرفا یک فیش با جزئیات خرید را صادر می‌کند. اما از دید مدیران کسب و کارها، یک پایانه فروشگاهی متصل به بانک، مسئولیت بسیار بزرگتری بر عهده دارد. ساده‌ترین نوع صندوق مکانیزه فروش را در میوه فروشی‌ها می‌توان دید که شامل یک ترازو است که با وارد کردن قیمت، مبلغ کل را محاسبه کرده و فیش می‌دهد که جزئیات خرید در این نوع فیش نیز ذکر می‌گردد.

به این دستگاه “پوز” یا (POS=Point Of sale) گفته می‌شود. این پایانه فروش که در اصل یک کامپیوتر است که به منظور استفاده در نقطه فروش طراحی شده‌اند، بگونه‌ای که فضای کمتری را اشغال می‌کنند و تجهیزات جانبی آن مناسب کاربری صندوق دار است. در این پایانه فروشگاهی از بارکد خوان به منظور شناسایی کالا استفاده می‌شود و داشتن کشوی پول و نمایشگر مشتری از ویژگی های عمده این نوع پایانه‌ها است.

اشتباهات رایج هنگام خرید صندوق فروشگاهی

در ادامه رایج‌ترین اشتباهاتی که خرده فروشان در هنگام خرید صندوق فروشگاهی مرتکب می‌شوند و چگونگی پیش‌گیری از آن‌ها را بررسی می‌کنیم تا بتوانید انتخاب مناسبی داشته باشید.

1- مشخص ‌نکردن نیازهای خود

بدترین اشتباهی که می‌توانید در انتخاب یک صندوق فروشگاهی انجام دهید، نداشتن درک دقیق از نیازها، ویژگی‌ها و قابلیت‌های مورد نیاز کسب و کارتان در یک سیستم فروشگاهی خودکار است. آیا شما یک فروشگاه کوچک موقت هستید (غرفه‌های کوچک که محدودیت فضا دارند) یا مالک یک بوتیک می‌باشید که در فرآیند دریافت و پرداخت وجه نقد به کمک نیاز دارد؟ باید به درستی بدانید که در فروشگاه خود چه فرآیندهای خرید و فروشی وجود دارد که نیاز به خودکارسازی دارند. این مساله در رشد کسب‌وکارتان تاثیر به‌سزایی خواهد داشت. اگر فقط نیازمند ثبت کالاها و ارایه فیش به مشتریان‌تان هستید، نباید بر روی سخت‌افزارهای گران قیمت سرمایه گذاری کنید.

نادیده‌گرفتن این مرحله می‌تواند به فعالیت فروشگاهتان آسیب جدی برساند و برخلاف انتظارتان، صندوق فروشگاهی به ضرر کسب‌وکار منجر شود.

2- انتخاب صرفاً با توجه به قیمت

شما باید نسبت به‌ این‌که چه میزان پول خرج و پس‌انداز می‌کنید، دقیق و هوشیار باشید، با این وجود نمی‌خواهید خرید صندوق فروشگاهی ارزان‌قیمتی داشته باشید. انتخاب صندوق فروشگاهی ارزان کاری زیرکانه است، اما نباید فراموش کنید که ویژگی‌ها و امکانات این سیستم با توجه به نیاز فروشگاه‌تان را بررسی نمایید.

برای نمونه، اگر در کسب‌وکار خود نیاز دارید تا متوجه شوید کدام یک از اجناس فروشگاه‌تان بیشترین فروش را داشته است، باید به دنبال نوعی نرم افزار فروشگاهی باشید تا اطلاعات کالا، میزان فروش و موجودی انبار را به شما گزارش دهد. حتی اگر این نرم افزار گران‌تر هم باشد. شاید بپرسید چرا؟

به این دلیل که انتخاب نادرست نرم‌افزار باعث می‌شود تا اطلاعات اشتباهی به دست بیاورید که با تکیه بر این اطلاعات، بر روی کالاهای پر فروش سرمایه‌گذاری کنید. اما نتیجه‌ای که حاصل می‌شود منجر به ضرر به کسب‌وکارتان می‌شود.

یک راه برای بررسی قیمت‌های صندوق‌های فروشگاه و اطمینان از این‌که بیش ازحد پول خرج نمی‌کنید این است که فهرستی از ویژگی‌هایی تهیه کنید که می‌خواهید سیستم فروشگاهی شما به آن‌ها مجهز باشد. آیا به سیستمی نیاز دارید که بتواند چندین مکان در فروشگاه‌تان را پوشش دهد؟ آیا به دنبال یکپارچه کردن سیستم فروشگاه‌تان با دیگر نرم‌افزارها مانند نرم افزار حسابداری و یا نرم‌افزار ارتباط با مشتریان هستید؟ این موارد را مشخص کنید و بدانید که باید روی راه‌حل مناسب برای مدیریت و رشد کسب‌وکار خود سرمایه‌گذاری کنید.

3- خرید سخت‌افزار بدون داشتن اطلاعات مورد نیاز درباره نرم‌افزار فروشگاهی

در هر صندوق فروشگاهی از یک نوع سخت‌افزار یکسان استفاده نمی‌شود. با توجه به نوع فعالیت‌تان ممکن است تنها نیازمند یک تبلت و یا کارت‌خوان سیار برای رفع نیازهای‌تان باشید. درحالی‌که فروشگاه‌های بزرگ‌تر ممکن است نیاز داشته باشند روی داشتن سخت‌افزارهایی نظیر کارت‌خوان‌های سیار مجهزتر، فیش‌پرینترها و حتی ابزارهای مشابه تمرکز و سرمایه‌گذاری کنند.

هر نرم‌افزار صندوق فروشگاهی به یک سیستم‌عامل خاص و انواع مشخصی از کارت‌خوان‌ها، اسکنرها، چاپگرها و کشوی‌های پول نیاز دارد، بنابراین خودتان را ابتدا به سرمایه‌گذاری روی سخت‌افزار کامپیوتری محدود نکنید. چرا؟ چون انجام این کار به این معنی است که شما به طور‌ بالقوه وقت و پول خود را صرف منابعی می‌کنید که ممکن است به اندازه کافی با نرم افزار فروشگاهی‌ که در آینده خریداری می‌کنید، سازگار نباشد.

به‌طورخلاصه، شما انتخاب‌های خود را برای یک صندوق فروشگاهی محدود می‌کنید که احتمالاً گزینه مناسب و موثر با کسب و کارتان نخواهد بود.

4- عدم آموزش کافی

کارکنان شمایکی از ارزشمندترین منابع شما هستند، اما بسیاری از مدیران فروشگاه‌ها وقتی موضوع آموزش کارکنان در استفاده صندوق‌های فروشگاهی مطرح می‌شود، سعی دارند در این امر صرفه‌جویی‌ کنند که در بلند مدت می‌تواند هزینه‌های گزافی به دنبال داشته باشد. مانند هرموضوع دیگری در زمینه‌ی کسب‌وکارتان، دانش امری مهم به ‌شمار می‌رود و دانستن این‌که چگونه سیستم‌های جدید را در فروشگاه‌تان راه اندازی کنید در موفقیت‌ شما نقشی تعیین‌کننده دارد.

کارکنان شما افرادی هستند که به‌طورمستقیم در روند فروش، مدیریت موجودی، پرینت بارکد و … دخیل هستند، بنابراین با وجود این که ممکن است صندوق فروشگاهی شما بسیار قدرتمند باشد، کاربرانی که به درستی آموزش ندیده باشند، می‌توانند به‌سرعت کارآمدی آن را پایین بیاورند.

به کارکنان خود فرصت دهید تا نرم افزار فروشگاهی را مرور و بررسی کنند و در ادامه به آن‌ها آموزش دهید؛ آموزشی که می‌تواند موارد مدیریتی مانند خرید، دریافت، بارکد، مدیریت موجودی، گزارش‌گیری و غیره را شامل شود. مراقب باشید آن‌ها را با اطلاعات زیاد سر در گم نکنید اما آن‌چه نیاز دارند تا از مدیریت کسب و کارتان بدانند را به آن‌ها آموزش دهید و به آن‌ها اطمینان دهید که در آینده آموزش‌های بیشتری فرا خواهند گرفت.

5- امتحان‌‌نکردن سیستم  پیش از خرید

اگر می‌خواهید پولی را که به سختی به دست آورده‌اید را برای یک وسیله‌ی نقلیه‌ی جدید هزینه کنید، هیچ‌گاه این وسیله را بدون امتحان آن خرید نمی‌کنید. بنابراین چرا باید این امر برای انتخاب صندوق فروشگاهی کسب و کارشما متفاوت باشد و صورت نگیرد؟ شاید یک سیستم فروشگاهی در بروشورها و کاتالوگ‌ها عالی به نظر بیاید، ولی شما بدون این‌که با این سیستم کار کنید نمی‌توانید از عملکرد آن مطمئن شوید.

پیش از خرید، از فروشنده بخواهید تا امکانات صندوق فروشگاهی و نرم‌افزار نصب شده روی آن را برای‌تان شرح دهد. مواردی که فروشنده توضیح می‌دهد را با دقت یادداشت کنید و با نیازهایی که قبلاً ثبت کرده‌اید مقایسه کنید. از عملکرد درست این سیستم با نوع فروشگاه‌تان مطمئن شوید.

ممکن است بتوانید به بهترین شکل ممکن کسب و کارخود را مدیریت کنید اما این امر بدان معنا نیست که همیشه بتوانید هرمشکلی که به‌ویژه برای نرم‌افزار فروشگاهی شما پیش می‌آید را برطرف کنید. زمانی که کارها درست پیش نمی‌رود- درست دراین زمان- وجود یک واحد یا بخشی برای پشتیبانی درصورت بروزاشکال و سوال، بسیارکمک‌کننده خواهد بود.

به این دلیل است که وقتی یک سیستم فروشگاهی خریداری می‌کنید، مهم است درخصوص پشتیبانی فنی آن اطمینان حاصل کنید. زمانی که اشکالی رخ می‌دهد، دوست ندارید ساعت‌ها برای ارائه‌ی پشتیبانی تلفنی پشت خط منتظربمانید. مطمئن شوید سیستمی را انتخاب می‌کنید که می‌توانید درصورت برروز اشکال و زمانی که بیشترین نیاز را دارید، با فردی آگاه مکالمه کنید که به درستی و دقیق بتواند پاسخ شما را بدهد.

7- انتخاب شرکت نامناسب

انتخاب یک صندوق فروشگاهی به معنای ورود به یک رابطه‌ی طولانی‌مدت است و شما می‌خواهید بفهمید که شرکتی را که به‌عنوان شریک و همکار خود انتخاب می‌کنید درطول سختی‌ها و مشکلات کسب‌وکار همواره با شماست. شما با انتخاب‌های زیادی روبه‌رو هستید، و می‌خواهید مطمئن شوید با یک شرکت ارایه‌دهنده‌ی قوی که نرم‌افزاری ویژه و مخصوص صنعت خرده‌فروشی تولید می‌کند، همکاری می‌نمایید.

در این جا سوالاتی به شما ارایه می‌کنیم تا بتوانید انتخاب‌های مناسب‌تری از شرکت‌های ارائه دهنده داشته باشید:

• آیا تولید نرم‌افزار فروشگاهی، کسب وکار اصلی این شرکت است؟
• آیا این سیستم قابلیت ارتباط با بخش‌های مختلف کسب‌وکار شما را دارد؟
• خدمات پشتیبانی این شرکت چگوه است؟
• آیا قیمت‌های این سیستم‌ها مناسب هستند؟
• آیا گزارشات مهم برای کسب و کارتان را ارایه می‌دهند؟

زمانی‌که فهرستی ازسود و زیان برای گزینه‌های انتخابی خود تهیه ‌می‌کنید، این انتخاب‌ها را ارزیابی کرده و هرگونه دیدگاه مثبت یا منفی را در مورد سیستم ارائه‌شده بخوانید.